Od 7 kwietnia 2023 roku weszły w życie nowe przepisy regulujące pracę zdalną, a dotychczasowe uregulowania tymczasowe związane z pandemią ustąpiły miejsca bardziej kompleksowym regulacjom. Jakie zmiany przynosi nowy Kodeks Pracy w zakresie pracy zdalnej? W artykule przyjrzymy się kluczowym punktom uregulowanym w nowych przepisach.
Definicja pracy zdalnej
Nowe przepisy wprowadziły precyzyjną definicję pracy zdalnej, opisującą ją jako wykonywanie zajęć całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Kluczowym elementem jest uzgodnienie miejsca wykonywania pracy między pracownikiem a pracodawcą. Praca zdalna może odbywać się w pełnym wymiarze czasu lub częściowo.
Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej
Nowe przepisy wymagają uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą warunków pracy zdalnej. Uzgodnienie to może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Zawierać powinno informacje o rodzaju pracy zdalnej, jej wymiarze czasowym, miejscu świadczenia pracy i innych istotnych elementach zgodnych z obowiązującym prawem.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
Praca zdalna na polecenie pracodawcy jest nadal możliwa, ale tylko w określonych sytuacjach, takich jak stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego, lub gdy zapewnienie bezpiecznych warunków pracy w miejscu tradycyjnego zatrudnienia jest czasowo niemożliwe. Pracownik może składać wniosek o pracę zdalną, a pracodawca musi uwzględnić go w przypadku specyficznych sytuacji, takich jak ciąża, opieka nad dzieckiem lub osobą niepełnosprawną.
Zasady pracy zdalnej – porozumienie lub regulamin
Zasady pracy zdalnej powinny być określone w porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub w regulaminie. Jeśli w ciągu 30 dni nie dojdzie do porozumienia, pracodawca może ustalić zasady w poleceniu pracy zdalnej lub porozumieniu z pracownikiem.
Zaprzestanie pracy zdalnej
Obie strony, zarówno pracodawca, jak i pracownik, mogą złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej. W przypadku braku porozumienia co do terminu przywrócenia poprzednich warunków pracy, pracodawca jest zobowiązany przywrócić je po upływie 30 dni od złożenia wniosku.
Obowiązki pracodawcy
Wprowadzenie pracy zdalnej niesie ze sobą dodatkowe obowiązki pracodawcy, takie jak zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, serwisu technicznego, kosztów związanych z pracą zdalną, szkoleń i pomocy technicznej. Pracodawca musi także określić procedury ochrony danych osobowych i przeprowadzać szkolenia w tym zakresie.
Kontrola pracy zdalnej
Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrole pracy zdalnej, ale zgodnie z zasadami ustalonymi wcześniej w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej lub porozumieniu z pracownikiem. Kontrole obejmują procedury ochrony danych osobowych i warunki BHP.
BHP przy pracy zdalnej
Pracownik jest zobowiązany utrzymywać miejsce pracy zdalnej w czystości i dostosowane do pracy, dbać o bezpieczeństwo i zapewnić, aby środowisko domowe nie wpływało negatywnie na pracę. Pracodawca ma obowiązek dokonać oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej.
Okazjonalna praca zdalna
Nowe przepisy wprowadzają pojęcie okazjonalnej pracy zdalnej, którą można wykonywać do 24 dni w roku kalendarzowym. Inicjatywę okazjonalnej pracy zdalnej może podjąć wyłącznie pracownik, a zasady jej wykonywania muszą być uzgodnione z pracodawcą.
Najczęstsze pytania dotyczące pracy zdalnej
Kiedy pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną?
Pracodawca może polecić (a nie uzgodnić z pracownikiem) wykonywanie pracy zdalnej:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru).
Takie polecenie jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
W jakich okolicznościach jest dopuszczalne zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem określającego zasady wykonywania pracy zdalnej (tylko w okresie przed zawarciem porozumienia ze stroną społeczną bądź wydaniem regulaminu, czy też pomimo niezawarcia porozumienia bądź niewydania regulaminu)?
Porozumienie z pracownikiem może zostać zawarte, gdy nie zostało zawarte porozumienie zakładowe (lub wydany regulamin). Oznacza to więc każdy przypadek, w którym nie funkcjonuje w zakładzie pracy akt wewnętrzny regulujący zasady pracy zdalnej. Polecanie pracy zdalnej także może zostać objęte zakresem przedmiotowym porozumienia zakładowego (lub regulaminu).
Czy w każdym przypadku pracodawca może „cofnąć” pracownika z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej?
W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.
Czy należy naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika np. za energię elektryczną?
Szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin. W ustawie wskazano, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należało będzie brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Czy pracodawca musi zwracać pracownikom koszty np. za wodę i za używaną przez nich w mieszkaniu powierzchnię biurową?
Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych.
Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło?
Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Ponadto, pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną?
Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia.
Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika.