W obliczu dynamicznie zmieniającego się świata pracy, polskie prawo pracy doświadczyło znaczących zmian, dostosowując się do potrzeb nowoczesnego rynku i preferencji pracowników oraz pracodawców. Ustawa z 1 grudnia 2022 roku, wchodząca w życie 7 kwietnia 2023 roku, wprowadziła kluczowe regulacje dotyczące pracy zdalnej, stanowiąc odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na elastyczne formy zatrudnienia. Poniżej przedstawiamy główne aspekty tych zmian i ich implikacje dla praktyki zawodowej.
Definicja pracy zdalnej
Definicja pracy zdalnej, jak została wprowadzona do polskiego Kodeksu pracy ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r., opisuje pracę zdalną jako formę wykonywania zadań całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, które zostało każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. To oznacza, że praca zdalna może być realizowana zarówno z domu pracownika, jak i z każdego innego miejsca, które pracownik i pracodawca uzgodnią jako odpowiednie. Ta definicja otwiera drogę do elastycznych form zatrudnienia, umożliwiając pracę w pełni zdalną lub hybrydową, w zależności od potrzeb i możliwości zarówno pracownika, jak i pracodawcy.
Praca zdalna może być ustalona już na etapie podpisania umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, bez wymogu zachowania formy pisemnej. Ponadto, w wyjątkowych okolicznościach, takich jak stan nadzwyczajny czy siła wyższa, pracodawca może jednostronnie zadecydować o przeniesieniu pracownika na pracę zdalną.
Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych warunków pracy, co obejmuje szkolenia BHP oraz ocenę ryzyka zawodowego. Zmiany uwzględniają specyfikę pracy zdalnej, dostosowując przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zgodnie z nowymi przepisami, zarówno pracownik, jak i pracodawca mają prawo zainicjować powrót do tradycyjnego miejsca pracy, co stanowi istotny element zabezpieczający interesy obu stron.
Zasady Wykonywania Pracy Zdalnej
Kluczowym elementem nowych regulacji jest obowiązek określenia zasad pracy zdalnej, co może zostać dokonane za pośrednictwem porozumienia ze związkami zawodowymi lub, w ich braku, regulaminu pracy. W sytuacji, gdy takie zasady nie zostaną ustalone, praca zdalna może być realizowana na wniosek pracownika, szczególnie w przypadku pracowników w szczególnej sytuacji życiowej, jak ciąża czy opieka nad dzieckiem.
Obowiązki Pracodawcy
Wprowadzenie regulacji dotyczących pracy zdalnej w polskim Kodeksie pracy nakłada na pracodawców szereg obowiązków, które mają na celu zapewnienie prawidłowych warunków pracy oraz ochronę praw pracowników zdalnych. Oto główne obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej:
- Zapewnienie Narzędzi Pracy: Pracodawca jest zobowiązany do dostarczenia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Obejmuje to zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie, które umożliwiają realizację powierzonych zadań.
- Pokrycie Kosztów: Pracodawca musi pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej. Może również zostać ustalony ekwiwalent pieniężny dla pracowników, którzy używają do pracy zdalnej swoich prywatnych narzędzi.
- Szkolenia i Pomoc Techniczna: Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom zdalnym dostęp do szkoleń oraz pomocy technicznej niezbędnej do efektywnego wykonywania pracy zdalnej. Dotyczy to zarówno szkoleń z zakresu obsługi narzędzi pracy, jak i szkoleń BHP.
- Bezpieczeństwo i Higiena Pracy: Pracodawca wobec pracownika zdalnego realizuje obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, z pewnymi wyjątkami. Należy do nich przygotowanie oceny ryzyka zawodowego oraz informacji o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej. Obowiązek organizacji stanowiska pracy zgodnie z przepisami BHP spoczywa jednak na pracowniku.
- Dostęp do Zakładu Pracy: Pracodawca powinien umożliwić pracownikowi zdalnemu przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami i korzystanie z pomieszczeń oraz urządzeń pracodawcy, w tym z zakładowych obiektów socjalnych.
Obowiązki pracownika
Pracownik zdalny, podobnie jak w przypadku pracy stacjonarnej, musi przestrzegać ustalonych zasad i regulaminów pracy, dbając o wysoką jakość wykonywanych zadań oraz bezpieczeństwo własne i danych pracodawcy.
- Organizacja Stanowiska Pracy: Pracownik jest odpowiedzialny za organizację swojego stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Oznacza to, że pracownik musi zadbać o ergonomiczne ułożenie miejsca pracy, odpowiednie oświetlenie, a także bezpieczne użytkowanie narzędzi pracy.
- Wykorzystywanie Narzędzi Pracy: Pracownik ma obowiązek prawidłowego i bezpiecznego korzystania z narzędzi pracy dostarczonych przez pracodawcę lub, w przypadku wykorzystywania własnych narzędzi (np. komputera), musi on upewnić się, że spełniają one wymagania dotyczące bezpieczeństwa pracy. Pracownik może być również zobowiązany do zapewnienia, że jego prywatne urządzenia techniczne są odpowiednio zabezpieczone i spełniają standardy niezbędne do ochrony danych pracodawcy.
- Szkolenia BHP: Pracownik musi uczestniczyć w szkoleniach BHP organizowanych przez pracodawcę, co obejmuje szkolenia wstępne oraz okresowe, które mogą być realizowane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Jest to niezbędne do zrozumienia i zastosowania zasad bezpiecznej pracy zdalnej.
- Raportowanie: Pracownik zdalny może być zobowiązany do regularnego raportowania swojej pracy, w tym godzin pracy, postępu w realizacji zadań czy ewentualnych trudności. Sposób i częstotliwość raportowania określa pracodawca lub wynika z wewnętrznych regulacji dotyczących pracy zdalnej.
- Komunikacja: Pracownik zdalny musi utrzymywać stałą i skuteczną komunikację z pracodawcą oraz zespołem. Obejmuje to udział w spotkaniach online, odpowiadanie na e-maile i korzystanie z narzędzi komunikacyjnych ustalonych przez pracodawcę.
- Ochrona Danych: Pracownik jest zobowiązany do ochrony informacji i danych pracodawcy, z którymi pracuje w ramach swoich obowiązków. Dotyczy to zarówno danych poufnych, jak i zwykłego dbania o to, by nie udostępniać nieupoważnionym osobom dostępu do firmowych zasobów.
- Zgłaszanie Wypadków przy Pracy: W przypadku wypadku przy pracy zdalnej, pracownik ma obowiązek niezwłocznie zgłosić ten fakt pracodawcy, aby mogły zostać podjęte odpowiednie kroki, w tym przeprowadzenie procedury powypadkowej.
Zwrot kosztów pracy zdalnej
Zwrot kosztów związanych z pracą zdalną jest ważnym aspektem regulacji prawnych dotyczących tej formy zatrudnienia. Zgodnie z nowymi przepisami wprowadzonymi do polskiego Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek pokrywać niektóre koszty ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Oto kluczowe punkty dotyczące zwrotu tych kosztów:
- Narzędzia i Materiały Pracy: Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi zdalnemu wszystkich niezbędnych narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy. Obejmuje to, na przykład, komputer, odpowiednie oprogramowanie, a w niektórych przypadkach również meble biurowe czy urządzenia peryferyjne. Jeśli jednak obie strony zgodzą się na wykorzystanie przez pracownika prywatnych urządzeń, pracodawca może być zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, pokrywającego koszty używania tych urządzeń do celów zawodowych.
- Koszty Eksploatacyjne: Pracodawca powinien również pokrywać koszty związane z eksploatacją narzędzi pracy, takie jak instalacja, serwis, konserwacja, a także niezbędne koszty operacyjne, w tym energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne niezbędne do pracy zdalnej. Wysokość i zakres tych zwrotów powinny zostać określone w umowie o pracę lub wewnętrznych regulacjach dotyczących pracy zdalnej.
- Szkolenia: Pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie i pokrycie kosztów szkoleń niezbędnych do pracy zdalnej, w tym szkoleń z zakresu obsługi narzędzi informatycznych oraz szkoleń BHP.
- Procedura Zwrotu Kosztów: Kwestie związane ze zwrotem kosztów pracy zdalnej powinny być dokładnie uregulowane w porozumieniach pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Warto, aby zawierały one szczegółowe informacje na temat sposobu dokumentowania i rozliczania tych kosztów, terminów ich zwrotu oraz ewentualnych limitów kwotowych.
- Indywidualne Uzgodnienia: W niektórych przypadkach, szczególnie gdy nie ma wypracowanych ogólnych zasad dotyczących pracy zdalnej w organizacji, kwestie zwrotu kosztów mogą być przedmiotem indywidualnych uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem. Ważne jest, aby takie ustalenia były dokonane na piśmie, co zabezpiecza interesy obu stron.
Wprowadzone regulacje stanowią znaczący krok naprzód w dostosowywaniu polskiego prawa pracy do współczesnych wyzwań i oczekiwań. Praca zdalna, dzięki nowym przepisom, staje się pełnoprawną i bezpieczną formą zatrudnienia, oferując zarówno pracownikom, jak i pracodawcom większą elastyczność oraz potencjał do lepszego zbalansowania życia zawodowego i prywatnego.